Tilaa säästävä papereiden arkistointijärjestelmä

Luonnonvarojen kulutuslaskelman rajaukset

Helsinkiläinen Bertoc Oy tuottaa ja markkinoi tilaa säästävää arkistointijärjestelmää. Järjestelmä koostuu vaakatasossa säilytettävistä pahvilaatikoista, joita on saatavana 6,5 cm:n, 8 cm:n, 9,5 cm:n ja 12 cm:n korkuisina (korkeudella tarkoitetaan siis samaa kuin perinteisen mapin selkämyksen leveydellä). Yleisimmin käytetty korkeus on 6,5 cm, jota on tarkasteltu tässä laskelmassa. Lisäksi pakettiin kuuluu taustapahvi, polypropeenimuovinen nippuside ja siirtohaarukka.

Arkistoitavat paperit otetaan perinteisestä mapista siirtohaarukan avulla ja sidotaan muovisella nippusiteellä. Mappi voidaan käyttää uudelleen. Nippusidettä voi säätää niin, että papereiden selaus myöhemmin on mahdollista. Papereiden alle voidaan haluttaessa lisätä taustapahvi parantamaan tukevuutta. Varastossa kolmen pystyssä olevan perinteisen mapin tilaan mahtuu viisi pahvista vaakatasossa olevaa arkistointilaatikkoa. Laatikot ovat niin tukevia, että niitä voi pinota päällekkäin ilman hyllyjä, ja papereiden ottaminen myös pinon keskeltä on mahdollista. Laatikot on tarvittaessa helppo tyhjentää ja ottaa uudelleen käyttöön.

Käytetty mikroaaltopahvi valmistetaan Stora-Enson tehtailla Heinolassa. Tuotannossa pyritään minimoimaan hukkapalojen määrä. Laatikot lähtevät tehtaalta levyinä ja ne kootaan vasta asiakkaan luona, mikä säästää tilaa sekä kuljetuksissa että varastoinnissa. Levyt kuljetetaan tehtaalta rekalla suurina erinä Helsinkiin keskusvarastoon, ja pääasiassa Kiitolinja kuljettaa ne myöhemmin asiakkaalle.

Siirtohaarukan pinnoitetut teräsosat valmistetaan Imatra Steelin tehtaalla Imatralla, mistä ne kuljetetaan Järvenpäähän. Järvenpäässä tuotetaan muoviosat eli nippusiteet ja haarukan kahva. Haarukat kootaan ja nippusiteet pakataan 100 kappaleen eriin, minkä jälkeen ne kuljetetaan Helsinkiin. Laskelmassa on arvioitu, että yhtä siirtohaarukkaa käytetään 500 arkistolaatikon käsittelyyn.

Luonnonvarojen kulutuslaskelman tulokset

Yhden kansion materiaalipanos

(yhden mapin kuljetusta kohden on laskettu haarukan painosta vain viidessadasosa)

Jos sama paperimäärä mahtuu pienempään tilaan käytettäessä arkistointilaatikoita (60 % perinteisesti tarvitusta tilasta), niin myös tarvittavan lämmitetyn varastotilan koko pienenee. Seuraavassa tarkastellaan sadan perinteisen mapin korvaamista tilaa säästävillä arkistointilaatikoilla.

Esimerkiksi aiemmin arkistoidun sadan mapin korvaaminen tilaa säästävillä säästäisi lämmitystarpeen vähenemisen myötä 5,47 kiloa luonnonvaroja vuodessa (tai vastaavasti yhden mapin korvaaminen kymmenen vuoden varastoinnissa 0,5 kiloa). Myös mahdollisuus olla käyttämättä hyllyjä arkistossa säästää luonnonvaroja.

Luonnonvarojen kulutuslaskelman arviointi

Yhden laatikon ja sen osien (0,16 kg) valmistukseen kuluu 2,27 kg luonnonvaroja. Tämä on selvästi pienempi kuin perinteisen muovipäällysteisen mapin. Takalan (2003) mukaan yhden kansion materiaalinkulutus pakkauksineen ja 110 kilometrin kuljetuksineen on noin 7,8 kiloa. Lisäsäästöä saadaan mappia kohden noin puoli kiloa kymmenen vuoden arkistoinnissa. Esimerkit eivät ole suoraan verrattavissa, mutta karkealla tasolla arvioiden tilaa säästävä mappi kuluttaa luonnonvaroja noin kolmanneksen perinteisen vaatimasta määrästä.

Jos arkistointilaatikon valmistukseen käytettäisiin tavallista ruskeaa pahvia, sen MI-kerroin olisi pienempi, mutta laatikko ei olisi niin kestävä. Laatikkoa voi käyttää monia kymmeniä vuosia, tyhjentää ja täyttää taas uudelleen. Kuluttajasta riippuu, menevätkö laatikot yhden käyttökerran jälkeen kaatopaikalle, kierrätykseen vai uudelleenkäyttöön.

Yhteenvetoa ja muita huomioita

Esimerkki perinteisen ja sähköisen arkistoinnin eroista.

Taustatiedot

LEHTINEN Sanna, MUUKKONEN Paula ja PÖLLÄNEN Salka 2002. Tilaa säästävä arkistointijärjestelmä. YMPS 5.5 -ryhmätyö. Helsingin yliopisto, limnologian ja ympäristönsuojelun laitos.

TAKALA, Kaisa. Toimistopaperin yksinkertaistettu elinkaari ja siihen sitoutuvat luonnonvarat. Opinnäytetyö. Haaga Instituutin Amk/Helsingin liiketalousinstituutti 2003.

Ekotehokkuustietopankin etusivu

Esimerkkiluettelo toiminnon mukaan tai luonnonvarojen säästötavan mukaan