Sähköinen vai perinteinen arkistointi

Luonnonvarojen kulutuslaskelman rajaukset

Luonnonvaralaskelmien pohjana on käytetty Suomen Posti Oyj:n palkanlaskennan siirtymistä sähköiseen arkistointiin. Palkanlaskennassa ja henkilöstöhallinnossa tuotettiin ennen uudistusta vuosittain noin 2,5 miljoonaa A4-paperitulostetta. Sähköiseen arkistointiin siirtyminen vähensi paperitulosteiden määrän puoleen.

Entisessä järjestelmässä papereiden arkistointi vaati vuosittain tilaa 50 hyllymetriä pelkästään keskusarkistossa. Tähän tilaan mahtuu 500 kansiota, jotka vaativat säilytystilaa noin 4,5 m3 (0,3 x 0,3 x 0,1 m). Sähköisessä arkistoinnissa sama määrä tietoa sijoitettiin 12 CD-levylle. CD-levyn koko koteloineen on 0,01 x 0,12 x 0,145 m.

Yhteen kansioon on arvioitu mahtuvan paperia ¾ riisiä eli 375 paperiarkkia eli 1,8 kg. Paperin oletetaan olevan neitseellistä kuitua, jonka MI-kerroin on 15. Laskennassa ei ole otettu huomioon esimerkiksi kopiokoneen tai tulostimen aiheuttamaa luonnonvarojen kulutusta.

Kansion luonnonvarojen kulutustiedot perustuvat laskelmiin Pertinax Oy:n valmistaman kansion materiaalinkulutuksesta. Yhden kansion MIPS pakkauksineen ja 110 kilometrin kuljetuksineen pääkaupunkiseudulla sijaitsevalle välittäjälle on 7,769 kg.(Takala)

Laskelmien ulkopuolelle on jätetty arkistoinnissa vaadittavat hyllyt tms. Arkistoinnissa ei ole huomioitu valaistuksen ym. aiheuttamaa sähkönkulutusta vaan ainoastaan lämmityksestä johtuva sähkönkulutus. Tarkastelujaksona on tässä yksi vuosi.

Luonnonvarojen kulutuslaskelman tulokset

Luonnonvarojen kulutuslaskelman arviointi

Perinteinen paperiin ja mappeihin perustuva arkistointi kuluttaa luonnonvaroja vuodessa 17452,9 kg, kun arkistointi CD-levyille kuluttaa 319 kg.

Jos arkistointiaika on kymmenen vuotta, kasvaa paperisen arkistoinnin MIPS 684 kilolla 18136,9 kiloon arikistointitilan lämmityksen vuoksi. Samassa 10 vuodessa CD-pohjaisen arkistoinnin MIPS kasvaa vain 0,3 kg.

Yhteenvetoa ja muita huomioita

Suomen Posti Oyj säästi paperia sähköisen arkistoinnin lisäksi muilla tavoin:

• tulosteiden tulostusasua muokattiin ja turhaa tulostamista ja kopiointia vähennettiin neuvonnan avulla. Lasertulosteiden ja kopioiden määrä väheni 25 %.
• massa-ajot alettiin tulostaa tiedostoihin
• palkanlaskennassa tarvittavat ohjeet ja käsikirjat siirrettiin Intranetiin.

Paperin- ja tilansäästön ohella uudistuksista koitui muutakin hyötyä:

• palkanlaskijat kokivat uudistuksen helpottaneen työtään
• arkistoinnin työmäärä väheni ja tietosuojasta huolehtiminen helpottui
• käsikirjojen pitäminen ajantasaisina kaikkien ulottuvilla helpottui
• palkansaaja saa tarvittaessa kopion palkkalaskelmasta entistä nopeammin, sillä CD:n käyttö on nopeampaa kuin tiedon etsiminen arkistosta
• sähköiseen arkistointiin siirtyminen vähensi arkistointikustannuksia 68 % (mm. arkistokappaleiden tulostus- ja postituskustannukset, työkustannukset ja arkistotilojen vuokrat)
• työtilojen siivous helpottui, paperipölyn määrä väheni ja siisteys ja viihtyisyys paranivat

Erään arvion mukaan noin 10 - 20 % toimistopaperista päätyy arkistoitavaksi, eli Suomen tasolla 4 300 - 8 600 tonnia vuodessa.

Taustatiedot

ASIKAINEN, Heli-Maija. Toimiston ympäristötalkoot. Suomen luonnonsuojeluliitto ry 2001. ISBN 952-9693-18-4.

TAKALA, Kaisa. Toimistopaperin yksinkertaistettu elinkaari ja siihen sitoutuvat luonnonvarat. Opinnäytetyö. Haaga Instituutin Amk/Helsingin liiketalousinstituutti 2003.

TÜRK, Volker; ALAKESON, Vidhya; KUHNDT, Michael & RITTHOFF, Michael. The environmental and social impacts of digital music. A case study with EMI. Final report, July 2003. Digital Europe. 

Ekotehokkuustietopankin etusivulle

Esimerkkiluettelo toiminnon mukaan tai luonnonvarojen säästötavan mukaan