YHDISTYKSEN TULOJEN JA MENOJEN PÄÄJAKO

1. Varsinainen toiminta

Varsinainen toiminta on määritelty yhdistyksen säännöissä, ja sillä tarkoitetaan toimintaa, joka tähtää yhdistyksen tarkoituksen toteuttamiseen.

• tuloja ovat esimerkiksi kursseista, retkistä tai muista tapahtumista perityt osallistumismaksut tai tiettyyn toimintaan saadut avustukset ja lahjoitukset
• menot aiheutuvat vastaavista toiminnoista, lisäksi yhdistyksen yleistoiminnan mahdollisesti palkat ja työnantajamaksut, vuokrat, matkat, poistot ja muut yleiskulut
• tavallisesti varsinaisen toiminnan tulot eivät riitä peittämään niitä vastaavia menoja

2. Varainhankinta

• tarkoitetaan varsinaisen toiminnan rahoittamiseksi järjestettyä toimintaa
• tuloja ovat mm. perityt jäsenmaksut ja myynnistä, messuista, arpajaisista ja musta varainhankinnassa saadut tulot
• menoja ovat vastaavasti näistä aiheutuneet menot

3. Sijoitus- ja rahoitustoiminta

• tulot ja menot aiheutuvat pitkäaikaisista sijoituksista, mm. osakkeet, osuudet ja muut arvopaperit sekä sijoituskiinteistöt

4. Yleisavustukset

• yhdistyksen toimintaa varten yleisesti saatuja avustuksia

Lisäksi yhdistyksellä voi olla satunnaisia tuloja ja menoja, jotka eivät kuulu mihinkään mainittuun tililuokkaan.

TILILUETTELO

Yhdistyksen tilipuitteet sisältävät tililuettelon, kirjalliset ohjeet tilien käytöstä sekä selvityksen tilien välisistä yhteyksistä. Tililuettelo on näistä käytännössä välttämätön ja kirjanpitolain mukaan myös pakollinen.

Kultakin tilikaudelta tulee on tililuettelo, josta selviää käytössä olevat kirjanpitotilit. Eri tyyppisille tuloille, menoille ja rahoitustapahtumille varataan kullekin oma tili. Tililuettelon rakenteen tulee noudatella tilinpäätösasiakirjojen, tuloslaskelman ja taseen kaavaa. Yhdistysten kirjanpito toteutetaan nykyisin useimmiten atk-kirjanpitona, jolloin tilit on myös numeroitava.

Tililuettelon perusrakenne

• Varsinainen toiminta (toiminnan, henkilöstömenojen, vuokramenojen tilit, poistot)
• Varainhankinta
• Sijoitus- ja rahoitustoiminta
• Satunnaiset erät
• Yleisavustukset
• Pitkävaikutteiset menot (käyttö- ja sijoitusomaisuustilit)
• Vaihto-omaisuus (varastotilit)
• Rahoitusomaisuus (raha- ja saamistilit)
• Oma pääoma (rahastojen pääomat, edellisten tilikausien voitto/tapio, tilikauden voitto/tappio)
• Vieras pääoma (pitkäaikaisen/lyhytaikaisen vieraan pääoman tilit)

Esimerkki:

Varsinaisen toiminnan tulotilit:
3000 Kurssituotot
3100 Retkituotot

Varsinaisen toiminnan menotilit:
4000 Kouluttajapalkkiot
4100 Sotu-maksut
4200 Materiaalit
4300 Postitus

Riittävän yksityiskohtaisesti laadittu tililuettelo on hyvä apuväline myös suunniteltaessa yhdistyksen tulevaa toimintaa ja taloutta ja sitä voidaan käyttää tulevan vuoden budjetin perustana. Yksityiskohtaisen tililuettelon avulla voidaan myös seurata tarkasti erilaisten toimintojen kulu- ja menokehitystä.

KÄYTÄNNÖN KIRJANPITO

1. Tapahtumien kirjaaminen

Käytännön kirjanpidossa kirjaukset kirjanpitoon tehdään sekä aikajärjestyksessä että asiajärjestyksssä.

• aikajärjestyksessä: tapahtumat kirjataan kronologisessa järjestyksessä päivämäärään perustuen (mm. osto- ja myyntikirjoihin)
• asiajärjestyksessä: tapahtumat kirjataan pääkirjanpitoon.

Maksutapahtumiksi kutsutaan käteisellä rahalla, pankkikortila tai muulla maksuvälineellä suoritettuja maksuja. Käteisellä suoritettu maksu on kirjattava päiväkohtaisesti (siitä voidaan poiketa liiketapahtumien vähäisyyden tai kirjanpitoteknisten ratkaisujen vuoksi). Muut kuin maksutapahtumat kirjataan kuukausikohtaisesti tai neljän viikon jaksolta viimeistään neljän kuukauden kuluessa kalenterikuukauden tai jakson päättymisestä.

2. Suorite ja maksu kirjaamisen perustana

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa meno tai tuloa kirjataan silloin, kun tavara tai palvelu vaihtaa omistajaa. Eli kirjanpidollisesti meno syntyy jo silloin, kun tavarat vastaanotetaan vaikka ne olisi ostettu velaksi. Ja vastaavasti tulo syntyy sillä hetkellä, kun tavara tai palvelu luovutetaan.

Maksuperusteisessa kirjanpidossa meno tai tulo kirjataan vain silloin, kun se todella on maksettu. Eli kirjanpidollisesti meno tai tulo kirjataan silloin, kun maksu suoritetaan tai saadaan.

Sama asia voidaan siten kirjata joko maksuperusteisena tai suoriteperusteisena. Maksuperusteinen kirjaus on yksinkertaisempi ja sopii, jos yhdistyksellä on hyvin pieni kirjanpito. Suoriteperusteinen kirjaustapa on kattavampi ja sopii siten isommalle yhdistykselle, jolle yksityiskohtaisempi kirjaaminen on tärkeää.

3. Muista tositteet!

Tositteet ovat todisteita siitä, mihin käyttöön raha on mennyt tai tullut. Sen tehtävänä on vahvistaa, että kirjanpidon kirjaukset pitävät todella paikkansa. Yleensä tositteet ovat kuitteja, laskuja tai tiliotteita. Tapahtumista, joista ei synny ulkopuolisen antamaa tositetta, on laadittava tosite. Tositteeseen liitetään dokumentti, joka voi olla esimerkiksi ote hallituksen pöytäkirjasta.

Tositteesta on aina käytävä ilmi:

• mihin tarkoitukseen rahaa on käytetty
• paljonko rahaa on käytetty
• kenelle on maksettu
• milloin on maksettu (päiväys)
• tositteen hyväksyjän omakätinen allekirjoitus

Katso lisää tositteista kohdasta

Taloudenhoitajan tehtävät

Katso myös

• Kirjanpitolautakunta