Hallituksen tulee huolehtia, että yhdistyksen arkisto on asianmukaisessa kunnossa ja että yhdistyksen dokumentit ovat tallessa esimerkiksi tulevaisuuden historiikin tekijöille. Käytännössä hallituksen kannattaa valita arkistonhoitaja, joka pitää huolta yhdistyksen papereista.

Arkistonhoitaja kerää arkistoitavat paperit muilta luottamushenkilöitä. Esimerkiksi sihteerin tulee toimittaa arkistoon kaikki viralliset asiapaperit ja kirjeet (sekä tulleet että lähtevät). Arkisto olisi hyvä säilyttää jossain muualla kuin jonkun hallituksen jäsenen ullakolla, jonne arkistopaperit saattavat myös jäädä henkilön vaihtuessa. Lisäksi arkiston tulisi olla tulelta suojatussa paikassa, aina sovitussa järjestyksessä ja mielellään lukitussa kaapissa.

Hyvin tehdystä arkistoinnista on paljon hyötyä ja iloa:

• asiakirjat löytyvät vaivattomasti päätöksenteko ja toimintaa varten
• lakien ja sääntöjen säilytettäväksi määräämien asiakirjojen säilyvyys on taattu
• historiallisesti merkittävä aineistoon on käytettävissä mm. historiikin laatijalle
• tarpeeton aineisto tulee hävitetyksi

Käytännössä arkisto voidaan säilyttää tavallisissa mapeissa, jotka otsikoidaan ja merkitään vuosiluvuin. Samassa mapissa voidaan välilehtien avulla säilyttää useita erilaisia asiakirjalajeja. Asiakirjoja säilytetään aikajärjestyksessä, vanhimmat alimmaisina.

Arkistoluettelo

Arkistoluettelo kertoo, mitä asiakirjoja missäkin arkistoyksikössä (esim. mappi) säilytetään. Arkistoluettelossa mainitaan kunkin arkistoyksilön kohdalla

• arkistotunnus (esim. kirjain)
• arkistoyksilön laatu (esim. kansio)
• asiakirjan nimi (esim.pöytäkirjat)
• vuosi tai vuodet, joilta asiakirjat ovat

Arkistokaava

Yhdistys voi ottaa käyttöönsä yksinkertaisen arkistokaavan, joka voi olla vaikka tällainen:

A. Viralliset ja sääntömääräiset asiakirja, säilytetään ikuisesti:

• yhdistysrekisteripaperit
• vuosi- ja ylimääräisten kokousten pöytäkirjat
• hallituksen pöytäkirjat
• toimintasuunnitelmat
• toimintakertomukset
• säännöt

B. Yhdistyksen historiaan vaikuttavat toimintaselostukset ja kirjeenvaihto, säilytetään ikuisesti, koska ovat historiallisesti arvokkaita:

• toimikuntien ja työryhmien selostukset
• tilaisuuksien ohjelmat
• valokuvat
• leikekirjat
• yhdistystä koskeva kirjeenvaihto

C.Taloudenhoito, säilytetään vähintään 10 vuotta, kolmea viimeksi mainittua asiaryhmää lukuunottamatta. Niitä säilytetään vähintään 6 vuotta.

• tasekirja ja tase-esittelyt
• muut kirjanpitokirjat
• tililuettelo
• tositteet
• liiketapahtumia koskeva kirjanpito
• muu kuin 10 vuotta säilytettävä kirjanpitoaineisto

D. Poistettava aineisto, säilytetään 1-2 vuotta ja vuosittain poistetaan vanhimmat:

• kirjeet keskusjärjestöstä ja piiristä
• sekalaiset kirjeet ja tiedotteet